Kwalifikowany podpis elektroniczny to wygoda i standard w biznesie

Podsumowanie artykułu

Zadania operacyjne w biznesie są często złożone i wymagające. Cyfryzacja umożliwia usprawnienie wielu procesów, skrócenie czasu obiegu dokumentów i automatyzację części zadań. E-podpis to jedno z narzędzi, które pomaga firmom w przyspieszeniu realizacji spraw i dodatkowo generuje oszczędności. Przekonaj się, dlaczego zaufany podpis elektroniczny przydaje się w firmie.

Stanie w kolejkach do urzędu nikomu nie służy, dlatego przedsiębiorcy korzystają z narzędzi, umożliwiających ich ominięcie. Jednym z nich jest podpis elektroniczny, dzięki któremu załatwisz sprawy urzędowe, ale możesz nim także podpisać dokument cyfrowy i zatwierdzić zmiany w KRS lub CEIDG. Co warto wiedzieć o podpisie elektronicznym i jak go uzyskać?

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to cyfrowy odpowiednik podpisu własnoręcznego, który ma taką samą moc prawną. Jest on potwierdzony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, umożliwiającym weryfikację osoby, która go złożyła. Co ważne, może z niego korzystać tylko osoba, dla której został wydany.

Największą zaletą podpisu elektronicznego jest to, że możesz podpisać nim dowolne dokumenty, np.:

  • umowy;
  • aneksy;
  • deklaracje do urzędu;
  • sprawozdanie finansowe;
  • wnioski kredytowe.

Warto podkreślić, że działalność gospodarczą możesz założyć, poświadczając dokumenty przy użyciu e-podpisu. Więcej informacji, jak stworzyć własny podpis elektroniczny znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

Trzy główne różnice pomiędzy podpisem elektronicznym a Profilem Zaufanym

Na rynku pojawia się coraz więcej elektronicznych rozwiązań, które przydają się zarówno w sprawach prywatnych, jak i przy prowadzeniu firmy. Podpis zaufany i Profil Zaufany to jedne z nich. Choć te terminy często używane zamiennie, to istnieją pomiędzy nimi różnice, które warto znać.

Możliwość zastosowania

Profil Zaufany jest bardzo użyteczny, ale jego możliwości zastosowania są węższe niż podpis kwalifikowany. Przy użyciu Profilu Zaufanego sfinalizujesz sprawy urzędowe m.in.:

  • złożysz deklarację podatkową;
  • zalogujesz się do Internetowego Konta Pacjenta;
  • sprawdzisz stan punktów karnych.

Profil Zaufany nie wystarczy jednak, aby zawrzeć umowę z klientem, wykonawcą czy kontrahentem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny — koszt podpisania dokumentów

Profil Zaufany jest narzędziem stworzonym i udostępnionym przez organizacje rządowe. Innymi słowy, jest to rozwiązanie niekomercyjne, z którego może skorzystać każdy posiadacz numeru PESEL. W praktyce to usługa zaufania publicznego, którą możesz założyć online, za pomocą bankowości elektronicznej lub przy użyciu platformy pz.gov.pl. Dostawca nie pobiera żadnych opłat za korzystanie z Profilu Zaufanego.

Jeżeli chcesz podpisywać dokumenty, umowy czy sprawozdania to możesz to zrobić, korzystając z podpisu kwalifikowanego. W tym celu kup podpis u jednego z dostawców. Podpis ważny jest od roku do trzech lat, a jego koszt waha się od 250 do 470 złotych w zależności od wariantu. Zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretnym dostawcą, sprawdź, czy figuruje ona na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. 

Ile czasu ważny jest e-podpis?

Podpis elektroniczny ważny jest przez rok, dwa lub trzy lata. Po tym okresie należy przedłużyć usługę, co zwykle jest tańsze niż stworzenie nowej wersji podpisu elektronicznego. Ważność Profilu Zaufanego wynosi trzy lata i po tym czasie można wysłać bezpłatny wniosek o jego przedłużenie na kolejne dwanaście miesięcy.

Podpis zaufany: Sprawdź, jak podpisywać dokumenty bez wychodzenia z domu

E-podpis możesz uzyskać jeszcze zanim założysz firmę. W przypadku rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej będziesz potrzebować wniosku CEIDG-1. Do jego autoryzacji możesz wykorzystać profil zaufany lub podpis kwalifikowany. 

Podpis zaufany możesz użyć np. do:

  • zawierania umów z pracownikami, wykonawcami i zleceniobiorcami;
  • zawierania umów z kontrahentami - jest to szczególnie przydatne, gdy wymagana jest forma pisemna;
  • podpisywania umów leasingowych;
  • przenoszenia praw autorskich majątkowych;
  • przesyłania Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ);
  • umów najmu terminowego;
  • podpisywania dokumentów;
    • medycznych;
    • księgowych;
    • finansowych;
    • elektronicznych faktur.

Podpis zaufany możesz wybrać także, gdy chcesz przesłać dokumenty do administracji publicznej. Ponadto za jego pomocą możesz nadawać pełnomocnictwo w obszarze działalności gospodarczej lub do załatwienia spraw sądowych i urzędowych. E-podpis to komfortowy sposób na załatwienie formalności. Równie wygodnie i sprawnie sfinalizujesz sprawy związane z kredytem dla firm w Finaum. Sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Kup podpisy, czyli ile kosztuje podpis zaufany?

E-podpis jest płatny i możesz go kupić u różnych dostawców, np. w aplikacji Szafir lub Autenti. Wszystkie firmy, które mogą je sprzedawać, znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).

Na rynku dostępne są różne warianty umożliwiające podpisywanie dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Poniżej znajdziesz najpopularniejsze rozwiązania.

Zestawy z czytnikiem

Ten rodzaj podpisu wymaga karty i czytnika. Urządzenie podłącza się do komputera i w ten sposób uwierzytelnisz dokument, wniosek lub sprawozdanie. 

Przybliżone ceny netto:

  • 1 rok - 259 zł;
  • 2 lata - 299 zł;
  • 3 lata - 399 zł.

Aplikacja mobilna

Jeśli cenisz swobodę działania niezależnie od tego, gdzie jesteś, to możesz podpisać podpisem zaufanym dokument w aplikacji mobilnej. Dzięki temu zawsze będziesz mieć pod ręką narzędzie do autoryzacji, co ułatwia płynne załatwianie spraw.

Przybliżone ceny netto:

  • 1 rok - 299 zł;
  • 2 lata - 389 zł;
  • 3 lata - 479 zł.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Zanim zdecydujesz się pobrać aplikację od dostawcy, zastanów się, do czego będzie Ci służył e-podpis. Chcesz załatwić sprawę urzędową? Jeżeli będziesz go używać tylko do tego typu celów, to wyrobisz go na stronie ePUAP. Konieczne będzie potwierdzenie swojej tożsamości za pośrednictwem swojego banku lub w urzędzie.

Jeśli jednak chcesz załatwiać sprawy biznesowe, to np. możesz pobrać aplikację Autenti i wykorzystać ją do podpisywania dokumentów przy użyciu zwykłego e-podpisu, jak również kwalifikowanego, który ma moc podpisu własnoręcznego.

Zgodnie z eIDAS, bezpieczny e-podpis, to podpis kwalifikowany. Na polskim rynku istnieją firmy, które są certyfikowanymi dostawcami tego rodzaju usług. Niemniej jednak ze względu na równoważność prawa możesz wybrać dowolnego partnera tego rodzaju usług z Unii Europejskiej, który znajduje się na zaufanych listach.

Po wyborze dostawy należy wejść na jego stronę, a następnie kupić i wypełnić odpowiednie dane. W następnym kroku potwierdzisz tożsamość w placówce firmy lub punkcie partnerskim. Potrzebny będzie Twój dokument tożsamości z numerem PESEL. Po zakończeniu weryfikacji uzyskasz podpis elektroniczny.

Równoważność prawa uprawnia Cię do skorzystania z usług dowolnego dostawcy usług zaufania z UE. Wybór podmiotu spoza Polski także wiąże się z procedurą weryfikacji danych osobowych. Ten proces może odbyć się na podstawie przesłanych dokumentów i wideoweryfikacji, podczas której przedstawisz do kamery, np. dowód osobisty lub paszport.

Ważne!

W Unii Europejskiej działa ponad 200 firm wydających certyfikaty.

Jak złożyć podpis mający moc prawną?

5 kroków, aby podpisać dokument przy użyciu podpisu elektronicznego:

  1. Pobierz dokument i zapisz go na dysku komputera;
  2. Uruchom aplikację do autoryzacji;
  3. Otwórz dokument w aplikacji i podpisz go;
  4. Zweryfikuj podpis w aplikacji lub włóż kartę do czytnika i wpisz kod PIN;
  5. Pobierz podpisany dokument i wyślij go do odbiorcy.

Rodzaj podpisu ma wpływ na środowisko naturalne

Obecnie dokumenty w formie papierowej są często skanowane, a następnie obsługiwane w formie elektronicznej. W związku warto pomyśleć, aby ograniczyć obieg papierowych faktur i umów na korzyść ich cyfrowych odpowiedników. 

Zastosowanie e-dokumentów pozwoli to zminimalizować koszty operacyjne, co szczególnie odczują przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali wyłącznie z dokumentacji papierowej. Oszczędności przynoszą także ograniczenie zużycia tuszy i mniejsze zużycie energii elektrycznej. Używanie e-podpisu to mniejsze zanieczyszczenie środowiska i ograniczenie emisji CO2.

Korzyści z używania e-podpisu

Względy ekologiczne to tylko jeden z obszarów, które przynosi realne profity dla firmy. Używanie elektronicznej wersji podpisu to także oszczędność czasu, pieniędzy, a także wygoda i bezpieczeństwo.

Papierowy obieg dokumentów w firmie wydłuża czas realizacji zadań operacyjnych. Kopiowanie, skanowanie i wyszukiwanie w archiwum pochłania czas pracowników. E-dokumenty dużo łatwiej znaleźć i przesłać do odpowiednich osób lub baz. Wystarczy kilka kliknięć, aby sprawę płynnie przekazać do innej komórki lub zamknąć.

Ograniczenie papierowego obiegu dokumentów zapewnia korzyści finansowe w postaci mniejszych wydatków na materiały biurowe, usługi pocztowe i kurierskie, a także materiały biurowe.

Nie bez znaczenia jest także wygoda. Za pomocą aplikacji na swoim urządzeniu mobilnym lub zestawu do autoryzacji możesz potwierdzić swoją tożsamość i podpisać elektronicznie dokument do urzędu umowę z klientem.

Bezpieczeństwo transferu danych z podmiotami publicznymi i kontrahentami także jest bardzo ważne. Autoryzacja odbywa się na określonych zasadach i przy użyciu przeznaczonych do tego narzędzi, które dbają o ochronę Twoich danych i dostępu do konta.

Chcesz podpisać dokument? Skorzystaj z e-podpisu!

Wygoda, oszczędności i ekologia to trzy elementy, które idą w parze z cyfrowym zaufanym podpisem. Jeśli zależy Ci na usprawnieniu pracy w firmie i szybszej wymianie informacji z klientami to opisane tutaj rozwiązanie może bardzo się przydać.

Pamiętaj, że e-podpis sprawdza się w przypadku zawierania umów, w tym kredytowych. Jeśli potrzebujesz finansowania, które pomoże Twojej firmie wyjść z długów lub rozwinąć skrzydła, to sprawdź ofertę Finaum.

Więcej przydatnych i inspirujących treści znajdziesz na naszym blogu.

Finaum

FINAUM - Centrum finansowe specjalizujące się w kredytach i pożyczkach. Więcej informacji o nas znajdziesz tutaj.

Zobacz także podobne artykuły

Raty 0%: Na czym polegają zakupy na raty zero procent i na co uważać?

Nie brakuje osób, które uważają, że raty 0 to tylko chwyt marketingowy. Czy tak jest w rzeczywistości? Otóż nie! Sieci handlowe przy współpracy z bankami są w stanie zaproponować finansowanie sprzętu RTV i AGD. Tego typu usługa dostępna jest także przy zakupie aut czy w sklepach meblowych. Jak zatem działa nieoprocentowana pożyczka? Czy zaciągając ją, […]

Czytaj wpis
Brakuje Ci na ratę kredytu? Wypróbuj 5 sprawdzonych rozwiązań

Na dzień przed pobraniem raty kredytu zaglądasz na konto i nagle oblewa Cię zimny pot. Brak wystarczających środków! Nie chcesz zepsuć swojej historii kredytowej i kolejny raz musisz wymyślić jak zorganizować pieniądze. Trzeba się spieszyć, ale nie warto panikować. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, co zrobić w tego typu sytuacjach. Jak koszty kredytu wpływają na portfele […]

Czytaj wpis
Kredyt samochodowy: Co warto o nim wiedzieć i jak wybrać najlepszy dla siebie kredyt na samochód?

Carl Benz uznawany jest za twórcę pierwszego samochodu. Choć na początku żartowano z jego wynalazku, że „straszy konie”, to dzisiaj trudno sobie wyobrazić świat bez auta. Często jest ono niezbędne, aby dojechać do pracy, zawieźć pociechy do szkoły czy wyjechać na wakacje. Zdarza się, że samochód to element „kultu”, przedmiot kolekcjonerski lub po prostu marzenie. […]

Czytaj wpis
Zwrot podatku za 2023. Na jaką kwotę możesz liczyć?

W 2023 roku nie było dużych zmian w systemie podatkowym. Reforma wprowadzająca Polski ład w 2022 r. sprawiła, że większość podatników rozlicza się obecnie na skali podatkowej. Większa kwota wolna od podatku przyczyniła się do tego, że część osób w ogóle nie odprowadza podatku, a więc nie ma co liczyć na zwrot z urzędu skarbowego. […]

Czytaj wpis
Jak zawiesić działalność zarejestrowaną w CEIDG przez Internet?

Zawieszenie działalności gospodarczej to sytuacja, w której chcesz lub musisz na pewien czas wstrzymać prowadzenie swojej firmy. Najczęstszą jej przyczyną jest utrata płynności, która prowadzi do trudności w opłacaniu kosztów, składek i podatków. Obowiązujące w kraju przepisy zapewniają możliwość zawieszenia działalności.  W artykule odpowiemy m.in. na pytania: Czytaj dalej i poznaj więcej szczegółów. Jak przeprowadzić […]

Czytaj wpis
Zakupy w sklepie internetowym - gdzie zgłosić oszustwo?

Choć rozwój nowoczesnych technologii przyczynia się do tego, że jesteśmy w stanie zamawiać towary i usługi o wiele szybciej, to jednak generuje to spore ryzyko wyłudzeń. Cyberprzestępcy czyhają na nieświadomych użytkowników internetu, którzy bez dłuższego namysłu klikają we wszystkie otrzymywane linki. Te są tworzone wyłącznie po to, aby wyłudzić pieniądze. Realizując zakupy przez internet, zwracajmy […]

Czytaj wpis
Wezwanie do zapłaty

Każdy dłużnik musi liczyć się z tym, że w razie nagminnego unikania odpowiedzialności i braku jakichkolwiek wpłat na poczet wierzytelności może otrzymać wezwanie do zapłaty. Wysyłanie pism o z przedsądowym, czyli ostatecznym wezwaniem do zapłaty to działania wierzycieli, które mają na celu polubowne załatwienie sprawy z dłużnikiem. To formalny dokument, który jest przygotowywany najczęściej wtedy, […]

Czytaj wpis
Czym jest płatność odroczona?

Płatności odroczone to nowoczesne usługi finansowe, które z roku na rok zyskują na popularności. To jednak wcale nie oznacza, że taka metoda realizowania płatności za zakup usług i produktów jest w 100% bezpieczna. Kiedy sięgamy po metodę płatności odroczonej, kupujemy towary albo usługi i płacimy za nie dopiero za jakiś czas. Takie formy płatności udostępniają […]

Czytaj wpis
Czym jest kosztorys budowlany?

Mianem kosztorysu budowlanego nazywamy dokument, który zawiera wyszczególnione wszystkie koszty związane z wybudowaniem budynku mieszkalnego. Choć rodzaje kosztorysów są różne i mogą zawierać całkowicie odmienne informacje, to jednak standardem w przypadku kosztorysu budowlanego są takie dane, jak: To dokument finansowy, który ma ogromne znaczenie dla każdej ze stron powiązanej z transakcją budowy domu lub innej […]

Czytaj wpis
Licytacja komornicza za długi

Każdy wierzyciel ma prawo do tego, aby ubiegać się spłaty pełnej kwoty zobowiązania zaciągniętego przez dłużnika wraz z należnymi odsetkami. Jeśli windykacja polubowna, terenowa, a nawet wysyłanie monitów o zadłużeniu nie przynosi żadnych efektów, wtedy może dojść do egzekucji komorniczej. Aby licytacja mieszkania na poczet spłaty zobowiązań finansowych mogła zostać zrealizowana, komornik musi mieć tzw. […]

Czytaj wpis
Dlaczego warto korzystać z usług doradcy kredytowego?

Jest wiele powodów, dla których warto zdecydować się na współpracę z doradcą kredytowym. To przede wszystkim dostęp do kompleksowego wsparcia w zakresie porównywania, poszukiwania oraz wnioskowania o kredyty i pożyczki. Jako klient profesjonalnego biura kredytowego możesz w każdym momencie skorzystać z usług doradcy kredytowego i zwiększyć bezpieczeństwo zawieranych transakcji finansowych. Chcesz dowiedzieć się, jak działa […]

Czytaj wpis
Kredyt na flipa - co to znaczy?

W dzisiejszych czasach rynek nieruchomości rozwija się w niesamowitym tempie. Wysoki poziom zainteresowania inwestycją w nieruchomości doprowadził do tego, że coraz więcej osób kupuje mieszkania tylko po to, aby je odsprzedać z zyskiem lub okresowo wynająć w celu wygenerowania dodatkowego zysku pasywnego. Pod pojęciem kredytu na flipa kryje się też metoda działania w ramach house […]

Czytaj wpis
1 2 3 9

Szukasz kredytu lub pożyczki?

Skontaktuj się z ekspertami kredytowymi FINAUM. Podczas bezpłatnej konsultacji postaramy Ci się pomóc rozwiązać problemy dotyczące kredytów i pożyczek.
PROJEKT STRONY WWW I OPIEKA MARKETINGOWA:
RIKONA.PL